很多外贸人问如何开发潜在客户，其实采用简洁有效的沟通比什么都重要，例如邮件。而邮件内容的信息就需要符合清晰、明确、具备可读性和相关性这四点。

本次我们给大家草拟了4封电子邮件模版，帮助与潜在客户联系：

1. Landing the First Communication: Introduction Email to Potential Clients

敲定第一次沟通：向潜在客户发送电子邮件

这封电子邮件用来介绍公司情况，关键是建立你在客户心中专业的形象，并且提出沟通的邀请。

Hi [Prospect],

We’re a Y company that specializes in XX to help you...

我们是一家Y公司，专业生产XX产品（选择您的主要业务以及成功经验），可以帮助您的公司解决XX问题。

I’m wondering if you might be open to an initial conversation to gauge a fit?We’ve worked with companies like XX and XX to gain XX% goals.

我想知道你您是否愿意跟我有一次沟通交流？我们与XX的公司合作（插入两到三个客户），主要是XX产品。

If you have a minute or two to learn more about us, you can visit us here at XX. If I don’t hear from you, I will reach out to you via phone later in the week.

如果您有时间可以点击XX网址来了解更多信息。如果我没有收到您的回复，我会在本周再通过电话与您联系。

Thank you,

[Your Name]

2. Landing the First Communication: Follow-Up Email

敲定第一次沟通：后续电子邮件

这将用作上述电子邮件的后续（第二天或下一周）。

我建议使用这样的主题行：Sorry I Missed You。我们的研究发现使用这样的主题行，邮件的打开率在30%-40%。

Hi [Prospect],

Quickly following up on my email from yesterday. I tried to call you, but was unable to connect. Hoping to set up a call to introduce my company, XX. Do you have 10 minutes anytime early next week that would work?

这是接着昨天那封邮件写的。我试着打电话给您，但无人接听。我真诚地希望能有机会跟您在电话里介绍下我们的公司（放入公司名称）。您下周能抽10分钟跟我通个电话吗？

I thought you might find some interest in our work with XX comapany. We helped them to achieve goals resulting in XX% increasing achievements. You can read the whole story here: XXX。

我认为你可能会对我们与客户的合作感兴趣。我们已经成功帮助他们取得的很好的业绩目标。（理想情况下此处可以列出一些数据，但其实任何有积极意义的结果都能起作用）您可以看下这些案例。（可以提供案例附件，如果涉及保密信息，也可不提供）

As a reminder, we’re a Y company, exper / specializing in the XX category. We’ve worked with XX company, and many others to achieve goal.

请容我再提醒您：我们只专业与XX产品的Y公司，我们已经跟很多大客户合作，并且帮助很多人完成了业绩目标。

Best,

[Your Name]

3. Post-Proposal Send: Follow-Up Email

提案后发送：后续电子邮件

这封邮件尽量别用，除非你的潜在客户彻底消失了。这封邮件通常会得到回应，因为它轻微地暗示了客户他们“消失”了，而您还想坚持联系他们，这既简单又有效。

此外它还能再一次的向潜在客户展示公司信息以及您的专业产品。

据我们的研究表明，大多数潜在客户的回应是道歉和欣赏。即使你现在还没有获得客户的订单，但至少你知道是否可以继续将这个客户列在你的名单中。

这里推荐使用的主题行为：[Company Name] -- Still Interested?

Hi [Prospect],

Hope you had a good weekend (been well, etc.*).

希望您度过一个愉快的周末。

Not sure if you’ve been really slammed or you’ve decided to hold off for now, but I wanted to see if you might have any feedback on our proposal?

虽然不太确定您是拒绝了我们还是悬而未决，但我还是想知道您对我们的产品和提案是否有意见或建议？

Certainly no rush on our end -- I don’t want to become a pest if you’d prefer I hold off on contact.

当然我并不急于求成，如果您是暂时没有需求也请告诉我，因为我不想成为被您讨厌的人。

I also thought you might have some interest in a recent post on XX category. You can read it here: link.

我还觉得您可能对我们近期关于XX的产品感兴趣。（一份为客户特别定制的产品类目文件，如果没有，也可以使用一些第三方文章佐证），您可以在此阅读：（附件）。

Look forward to hearing from you.

期待您的回信。

Thanks,

[Your Name]

注意：不要使用Hope you’ve been well/had a good weekend来做主题行。

4. Last-Try Send: Follow-Up Email

最后尝试发送：跟进邮件

不止一次的跟进联系潜在客户很重要，但知道什么时候放弃也很重要。是什么时间点呢？当客户觉得你在浪费他们的时间，或对方真的没有意向，而你也来浪费开发其他潜在客户的时间时。

因此，当您没有更多时间精力来跟进这个潜在客户时，或者目前无法继续推进时，可以使用下面这封邮件。

Hi [Prospect],

I've tried to reach out a few times now without a reply. Usually when this happens, it means my offer is not a priority right now. Is it safe for me to assume that's the case here?

我试图联系您好几次但都没有回复。通常情况下，这意味着我的报价（或产品）目前不在您的优先考虑范围内。不知道我这样的猜想是否正确？

If it is, I won't bother you any more. If you'd rather I follow up in a month or two when you have more bandwidth, I'm happy to do that as well.

如果是的话，那我不再打扰您。如果您在一至两个月内有更多的需求，那么我很高兴再给您发送产品类目及报价。

Thanks for your time.

感谢您拨冗阅读。

Regards,

[Your Name]

坚果云的超大文件传输功能，可以不受时间、距离和文件大小的限制，随时随地的把文件传达到需要的人面前。这些功能的实现，简单到只需要一次性把文件上传到坚果云企业 {MOD}，然后点击分享按钮即可。而以后如果再对文件有进行修改，坚果云将自动上传您修改后的文件并覆盖原文件。

外贸发邮件给客户，要想客户的阅读率高，邮件的标题就很关键
好的电子邮件主题应该是：
写得清晰且具有说服力。
如果可能的话，最好能言简意赅。
正文第一行，请不要超过80个字符。因为电子邮件的第一行经常会显示为预览。
针对你的客户群体对主题进行个性化设置。
根据Yes Lifecycle Marketing的一项研究，个性化电子邮件的主题会将邮件的打开率提高50%。
您可以通过多种方式将主题个性化，包括：
以往的交易对象或记录
喜好兴趣
地址
名字
比如 Think With Google 公司就使用了一个很有效的主题行：
“how to drive growth by delivering the assistance expect”
这就简明扼要的告诉客户这封电子邮件的主要内容是什么。
外贸发邮件给客户，要想客户的阅读率高，邮件的标题就很关键

如果比较紧急的话还是分批压缩之后再发送吧，像一般公司如果需要经常跟客户邮件往来的话可以考虑上一套顺邮的MSmart U方案，这个邮件系统发送大型附件还是蛮方便的，速度也很快，我上次发个2G的文件给客户一下子就传送完了，楼主你们公司可以考虑下这个系统哦！

一般会选择：PDF格式，占内存小，清晰度高。一些报价还是按照买家的要求格式去做。

这种情况也需要针对客户的需求来发送的，比如有些客户需要的是EXL或者WORD，那么你就要发一份完整的EXL产品表格或者WORD。

或者客户要求将图片复制在邮件正文上的方式发送，邮件很大的话发不出去的。客户收也是很麻烦，邮件最好控制在1M内。

外贸报价单格式都大同小异，我想你们公司应该有的，外贸报价单注意一下几点：
不同产品的报价内容会有细微的差异， 不过基本上都包括以下几个方面：
1 产品型号 Item/Model No.
2 与报价产品一致的图片Picture
3 尺寸 规格等 Dimension /Size/ Specification/Feature
4 起订量 Minimum order quantity / M.O.Q.
5 单价 Unit price 须注明货币单位
6包装细节 Packing Details 及 装柜量Pcs/container
7交期 Lead time
8付款方式 Payment term
9 报价有效期及其他须注明的事项和条款

当然，报价表的抬头需要注明公司的名称和联系方式，方便客户浏览和记忆。

如果你们公司需要经常跟客户进行大型邮件往来的话，建议你们可以用上一套顺邮的MSmart U方案，现在的公司就是用的这个邮件传输系统，稳定好，传输速度也快，邮件还可以设置被过滤和优先处理提醒，消除重复，不需要任何安装软件，操作非常方便的一套系统，一般公司准备一台软硬一体机就可以搞定了。

选择对的产品很重要！下面是一米软件精准外贸邮件开发系统，你可以了解一下

1，无需vpn获取国外站点

一米独有的VVPN技术使您不需要借助第三方的VPN即可直接获取国外任意站点如Google等数据，稳定高效，保证获取数据的实时性。

2，全球海量精准客户信息提取

可根据多个关键词及邮箱类型及公司后缀自动组合提取全球多个主流搜索引擎及地区性搜索引擎精准搜索结果。

3，深度分析提取客户邮箱

智能矩阵算法模拟蜘蛛深度爬取结果页，获取真实有效的客户邮箱、电话等信息。

4，实用的有效性过滤

可以对获取的邮箱进行批量验证有效性，防止发送大量无效邮箱造成的损失，并可自动过滤去重。

5，批量邮件发送

内置邮件批量发送平台，可支持自定义邮箱smtp接口群发邮件。

6，批量小语种翻译

自带谷歌翻译接口，可一键翻译多个国家小语种。

最好不要用趣盘 原因如下

趣盘 - 全球最猥琐的网络存储服务商，收费网络硬盘，上传或下载速度像蜗牛的 {MOD}服务商，1MB文件要传1个小时的网络存储服务商，打开下载页面一直往外弹广告的 {MOD}服务商

附件不大。
一般来说是否被收件箱判断垃圾文件，主要看以下几点：
1、发件箱域名是否被列为垃圾邮件，比如邮件是abc@def.com，假如@def.com被列为垃圾邮件，那么所有xxx@def.com的邮件对方都收不到。
2、看标题和文字内容。有一些反垃圾邮件通过邮件的标题和正文内容来判断是否垃圾邮件，比如你的邮件名为“代开 {MOD}”或者一些“XX功”之类的（只是举个例，哈哈），很多邮件会判断为垃圾邮件。
3、如果使用邮件群发器，一次发太多邮件，那么发件服务器也可能判断为垃圾邮件而屏蔽一段时间。
4、邮件附件带病毒。