外贸跟单前要了解客户什么

2022-04-25 11:04发布

外贸业务中给客户报价之前必须弄懂哪些问题,谢谢?外贸跟单主要做什么?有什么流程?
19条回答
外贸燕伊
1楼-- · 2022-04-25 14:04
:关于报价单的问题。现在的客户大都有自己的报价单格式,方便比较,但是有工厂的业务不能理解,甚至偷懒,总是不能及时,完整,正确的填写,总觉得自己的报价单就OK了,不需要再填那么复杂的东西。但是站在客人的立场上,如果一个工厂的业务人员,连报价单那么简单的东西都做不好,怎么会放心把订单交给你呢。
外贸辰薇
2楼-- · 2022-04-25 16:04

报价,是外贸流程中最为关键的环节之一,报价直接决定了你是否促成这个订单的关键因素。

很多小伙伴感到疑惑,为什么很多报价单和开发信一样,发出去就没有任何回复了?也有很多小伙伴无法确认报价需求到底是不是客户或者同行未来打探底价的套路……

今天,小编就和大家聊一聊外贸报价的那些事儿~

客户讨厌的报价单

外贸交流中,一份报价单很大程度上展现了公司的大部门信息以及外贸业务员是否专业、可靠和细心。客户选择供应商的时候,到底是怎么看报价表的呢?什么样的报价表最让他讨厌?

1、报价格式错误

对于买家的询价,有些外贸人的邮件回复仅仅只是一个价格。

一个完整的报价单至少需要包括产品接板信息、产品价格条款、数量条款、支付条款等信息;当然,不同的行业和不同的公司,报价单的具体内容也不相同。一般来说,报价单的内容越清晰,客户对于企业的认可度就会更高。


2、不按照客户要求报价

买家询价时,一般会标注贸易条件,包括FOB、CIF等、包装要求、采购数量等信息,客户的采购量级不同,报价条款不同,报价单也有差别。外贸人报价时一定要按照客户要求报价,对于不同采购数量梯度(采购量1件、1000件、5000件)时,按照梯度进行报价。

3、报价时没有把握好价格

价格,一直都是报价单上的核心内容之一,不同身份、国家的用户对于价格的感知度是不一样的,此时对于客户的评估就尤为重要。这个客人主要是批发还是零售、大客户还是中间商等等,进行针对性报价。


辨别用户报价意图

不同意向的用户对于报价单的需求是不同的,外贸人员在报价时,还需要区分意向用户和套价用户。

套价用户

套价用户一般直接问价格,大多都会隐藏或者是编造公司信息,报价前调查公司背景和信息的时候就会知道,收到询价后,一定要查清楚买家的公司情况、经营范围等信息哦!

意向用户

意向用户一般会给好几个同类用户发送报价需求,我们在报价前一定要先将自己的产品和市场上同类产品做竞争,找到产品优势,例如价格、质量等等,客户如有要求的同系列产品,可以将几个型号都进行报价。


制作报价单

小编整理了一份精致的报价单需要的内容,小伙伴们可以根据所处行业、买家信息以及产品来进行细节调整。

01

报价单格式

建议外贸人员给客户发送报价单至少提供2种格式的报价单,一种是word文档,便于客户修改使用;一种是图片或者pdf文档,便于用户直接打开。

在邮件最后也可以附上:详细报价资料详见附件中的文件,我已准备了word、pdf、jprg三种格式,您可以直接下载查看。


02

报价单内容构成

一、报价单头部

1、卖家基本资料(公司名称、地址、联系电话、邮箱地址、聊天方式等)

2、买家基本资料

3、报价单抬头:标题、报价日期、报价有效期

二、产品基本信息

1、产品序号、货物号、型号、名称、参考图片、产品描述

2、产品规格、尺寸、外包装、颜 {MOD}等

三、产品技术参数

根据不同类型商品提供

四、价格条款

1、贸易方式

2、装运港、目的港、汇率、货币单位等

五、数量条款

整柜、最小起订量等方式报价

六、支付条款

即期/远期信用证、可撤销/不可撤销信用证、跟单信用证,光票信用证、可转让信用证,不可转让信用证、电汇、余额,总金额,定金等。


七、质量条款

商品鉴定、出入境检验检疫标志、原产地证等以及产品质量认证等。


八、装运条款

九、交货期条款

十、原产地条款

十一、报价单附注的其他资料



请点击输入图片描述


03

报价单注意事项

1、报价单附图片:包括产品的图片和外包装图片等,一目了然。

2、报价单开头明确信息:TO xx公司+报价单时间+报价有效时间,尤其是现在海运费飙升、汇率不稳定的特殊时期;

3、图片加水印:报价单上公司的简介、图片展示一定要加上水印,凡是出现图片的都要加上水印。

4、制作报价表格:报价表格可以把产品的型号、参数、尺寸、质保以及付款方式等各种因素下的报价标注清楚。

5、发文件前先预览:不管给用户什么格式的报价单,一定要预先做好排版并且打印预览。


1000个业务员眼中就有1000种报价单的形式,大家可以根据产品和行业性质进行调整哦~祝愿大家新的一年报价都成单,订单滚滚来!

Remember
3楼-- · 2022-04-25 16:04
外贸跟单员的基本常识

一. 跟单员职责:

1.跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。

2.同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。

3.接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部门。

4.掌握、了解市场信息,开发新的客源。

5.做好售后服务。

二.跟单员在收到订单后要做的工作:

首先谈接单的方法

1.客户到厂下单有:电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样,每张订单的下法不同,我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。

下单时,我们要注意在各方面存在的问题。举例如:颜 {MOD}、数量等。

2.订单的审查

每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺,甚至设备也不一样。首先,要看我们目前的水平能否达到客户的要求,这是关键。

要分清此单是加工单还是OP单。

3.开生产单、流程卡

每张单开时,一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前,应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

4.生产过程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要及时将情况反映到公司最高层,找到解决的办法。

5.小样

打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求,同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续,小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

6.修改定单

一般情况是要求跟客户重新下单,跟单员重新开单交生产部生产。

当客户提出取消定单时,跟单员一定要收回旧的资料(生产单、流程卡)。

7.大货生产出来后,还要按排出货。

三.售后服务

客户投诉或是退货时:

对客户的投诉,我们要了解问题出现的原因,并要采取措施,找到对策,避免下次出现。

客户要求退货,首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修,则再对成品进行返修好后再出货。

很严重的就重新生产,补单生产再送货。

还有采用相互让步的折扣法。

有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。

四. 如何沟通好使跟单工作做得更好

同本厂内的各部门沟通:

面对生产部门我们就是客户,所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通,让他们能更明确的了解到在生产各单时,客户的意图,使生产更顺利,能更好的满足客户的要求。

做这行没有男女之分.而且女的更有亲和力哦!呵呵
赵怡婷
4楼-- · 2022-04-25 19:04
1英语阅读和电子商务函电,用于制作外贸单据和客户邮件往来
2,国际贸易基础知识,熟悉外贸进出口流程
3外贸单证的制作,熟悉运作制作各种单证
4基本的包装知识
5,船务知识,租船订舱
fob航珠
5楼-- · 2022-04-25 20:04

外贸跟单主要是为了后续促单,具体流程包括跟单前客户分析和跟单的实际情况处理。

跟单前期准备

01 分析客户

既然是跟单,就说明我们已经和客户有过一面之交,对客户的基本情况有所了解。那么继续要做的,就是尽量地收集客户资料,了解客户经营情况,为进一步跟单订立好目标和方法。

分析内容具体包括:客户的采购产品、交易次数、交易数量、采购行为、采购记录、客户合作过的供应商明细和对竞争对手的分析。


那么分析客户的这些信息从哪里可以获得呢?小编推荐大家可以在海关数据网站、谷歌、脸书和领英等搜索引擎上搜索获得。

有了数据,接下来就是筛选挖掘来的信息,并将这些信息分门别类地记录下来,让以后的跟进订单工作更为高效。


值得注意的是,信息每天都在更新,将每次更新的数据情况记录好,避免下次更新时做重复的工作,这样在能够节省时间之余,还能很清楚地知道自己每项工作的进度。


02 对客户进行分类处理

已经对客户有了分析,接下来要学会分析客户心理,为不同客户进行分类。再根据类型选择处理方式,及时为客户解决疑难问题,尽可能争取到订单的签订。这里分为“三步走”:


1.需要长期争取的客户,跟单周期可以长一些,一般以一月一次为好;


2.对于已经答应定单却迟迟未签合同的客户,则最好能及时拜访进行面谈;


3.不能面谈的,则一定要通过电话问清楚客户还存在什么困难。目的都是为了及时帮客户解决问题。

中期选择跟进方式

这里小编提醒大家,我们一定要从邮件思维中跳出。邮件如果不回复,那么其他的联系方式都要加一遍。

现在app太多了,你不知道客户登陆频次高的是哪一个。有些国外买家连邮箱都懒得登录,直接通过whatsapp进行下单。因此所有app聊天工具都需要加一遍。


后期考虑跟进内容

跟单的时候我们可以聊些什么来促进和买家间的关系?

01产品价格

买家通常是最关注他所要购买的产品价格的。所以我们可以在每个月的月初把最新的价格报给对方,这样每个月至少有一次可以和买家跟进的话题,

要注意不能让客户感觉是推销信从而引起反感情绪。如果遇到价格变动比较频繁的时候,也要视变动的频率给客户发邮件,并且设置上有效期。

02 共同话题

在前期准备工作中,我们已经调查了客户的一些个人情况,包括对方的爱好,与他人的人脉关系,生日及其他信息。这些信息都可以成为你后续打开话题的引子。

03 新闻事件

各种新闻事件发生的时候,特别是对方国家重大新闻发生的时候,这是个不可多得的好时机。


小编建议大家每天早上可以花30分钟事件浏览一下国外的新闻网站,对各国的动态有个了解,知道最新的外贸政策,这是非常必要的。而且看到客户可能感兴趣的可以及时推送给他。

对症下药

我们都知道跟进的结果就是让买家下单,成交才是我们跟进的目的。但是很多时候我们把自己都感动了,买家还是不下单。

小编总结了三种情况,当我们遇到如下情况应该如何促使买家下单呢?

01 买方说暂时没有需求

1. 懂得舍取。问清楚客户是不是在卖这个产品,因为有些说不需要的客户他是真的不再需要了。首先考虑你的客户细分和定位。

我们应该把时间花在那些最符合客户定位的买家身上,而不是什么买家都想争取。

2.主动出击。如果我们已经把产品和服务完全表达透彻了,客户丝毫不感兴趣,那这时就不需要再做重复劳动了,

这时可以主动询问客户有没有别的感兴趣的产品;有没有什么可以帮助到他的地方;还能跟客户谈谈他的销售情况;他们国家市场需求的情况等等。前提是客户愿意跟你聊这些。生意不成,如果能做朋友那样也很好,以后可能还会有机会。

3. 互通有无。如果有新产品或者降价促销的,可以给客户发邮件,这样做的主要目的是让他记住你,备胎转正的机会很多。


02买方说价格高

1.必要的解释是必须的,但是要适可而止。否则买家会觉得我们的利润空间很大。

2.尽量地缩短解释。否则的话会让买家失去耐心,接下来就是给出稍微的下调,要在同一封邮件里显示,告诉对方,有下降的空间,注意幅度,否则会很难收场。

3.采取推荐产品的方式。基本上三个推荐就好了,价格相差幅度也不要太大。给买家去挑。这里千万不能只是给出三个建议,只是对应三份价格。一些技术参数,产品使用环境的要求,使用的寿命,等等,相关产品的一些细小的特征写上。我们总是要往前想一步,不然怎么才能让我们的买家信服。

4.依据现有行情分析。不要把MOQ,包装,交期作为唯一的方式来谈。我们不能总停留在这个层面上,要不断的去创造新的增值点。


03买方问一下价格就消失了

当遇到问了价格又消失的情况,可以使用以下3种比较基础的方法:

1. 问其理由;

2. 持续跟踪;

3. 电话询问。

最后,跟单的心态要平和,不要太急功近利。

从买方的角度出发,不要一味地要定单,要不到定单时,就恶语伤人,胡搅蛮缠。只会让买方更加讨厌,让对方感到不是在谈业务而是一种困扰。跟单一定要从长远出发,以交朋友的心态反而更容易拿到定单。


记住,持续不断地跟进,跟进。即使买方不理我们,也尽量让他们对我们有个良好的印象,万一哪天需要这个产品或者想考察新的供应商的时候,我们的机会就来了。

陆姿
6楼-- · 2022-04-25 20:04
外贸跟单的主要职责和流程如下:
1.
外贸跟单员主要跟踪为主,比如客户下单后,跟踪工厂对该订单的执行情况的跟踪,如有问题及时反馈给业务。
2.
外贸跟单员还会负责货运订舱等事宜。
3.
外贸跟单员还需要跟催货款等事宜。
4.
外贸跟单员还需跟踪客户对产品的使用情况进行反馈。
5.
外贸跟单员有时还需要处理客诉。
外贸燕伊
7楼-- · 2022-04-25 22:04
外贸跟单员再跟进客户的时候分析目标客户是非常重要的。分析客户是指分析客户的采购产品,交易次数,交易重量,采购行为,采购记录,客户合作过的供应商明细和竞争对手分析。 那么分析客户的这些信息从哪里可以获得呢?外贸业务可以从海关数据,网站,谷歌,脸书和领英等搜索引擎以及社交搜索产品关键词,客户公司名,联系人名称和竞争对手公司、联系人名称来得到你想要的信息。 接着就是筛选你挖掘得来的信息,将这些信息分门别类的记录下来,对你以后的跟进订单是非常便利的。 值得注意的是信息每天都在更新,今天搜索不出我们想要的信息,隔几天再搜索。将你做的每一项工作就记录好,这样能够帮你节省时间之余,还能很清楚自己每项工作的进度。
郝草
8楼-- · 2022-04-25 22:04
  外贸跟单员的基本常识
  一.跟单员职责:
  1.跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。
  2.同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。
  3.接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部门。
  4.掌握、了解市场信息,开发新的客源。
  5.做好售后服务。
  二.跟单员在收到订单后要做的工作:
  首先谈接单的方法
  1.客户到厂下单有:电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样,每张订单的下法不同,我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。下单时,我们要注意在各方面存在的问题。举例如:颜 {MOD}、数量等。
  2.订单的审查每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺,甚至设备也不一样。首先,要看我们目前的水平能否达到客户的要求,这是关键。要分清此单是加工单还是OP单。
  3.开生产单、流程卡每张单开时,一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前,应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。
  4.生产过程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要及时将情况反映到公司最高层,找到解决的办法。
  5.小样打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求,同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续,小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。
  6.修改定单
  一般情况是要求跟客户重新下单,跟单员重新开单交生产部生产。
  当客户提出取消定单时,跟单员一定要收回旧的资料(生产单、流程卡)。
  7.大货生产出来后,还要按排出货。
  三.售后服务客户投诉或是退货时:
  对客户的投诉,我们要了解问题出现的原因,并要采取措施,找到对策,避免下次出现。客户要求退货,首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修,则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产,补单生产再送货。
  还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。
  四.如何沟通好使跟单工作做得更好同本厂内的各部门沟通:
  面对生产部门我们就是客户,所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。
  多同各生产部门沟通,让他们能更明确的了解到在生产各单时,客户的意图,使生产更顺利,能更好的满足客户的要求
海运燕枫
9楼-- · 2022-04-25 22:04
1.一般的产品专业知识(比如你是做服装的,那就需要服装的一些基础知识,比如面料,针车等等)
2.应对突发状况的能力.
3.一般的英语知识.比如懂得LC等等(有些公司有要求,有些公司没有)

如果有需要的话可以留下你的邮箱,我这边有一些具体的资料可以供你参考.
郝草
10楼-- · 2022-04-25 23:04

外贸跟单员的工作内容主要是履行合同的跟进,它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。外贸跟单员的工作内容:

1、跟踪每张订单顺利完成并交予客户,收回应收款项。

2、同新老客户保持联系增加沟通,了解客户所需。

3、接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部门。(与各个部门沟通衔接非常重要)。

4、做好售后服务。

跟单员在跟单过程中需要注意以下内容:

1、接到的订单是电传,邮件,电话口头等下单形式,我们都要转换成书面订单。

2、一定要仔细看清订单上的基本元素(产品款式,颜 {MOD},数量等)。

3、注意客户对产品及产品工艺的要求,核查是否可以达到客户的要求。

4、一定要提前确认好原材料到位时间不会影响大货交期。

5、生产过程中,如出现任何意外不能达到客户要求,一定要及时反映到公司上级,及时找到解决方法。

6、在制作版样过程中,一定确保跟客户要求一致,有任何问题,及时提出,以免影响在客户那里的信誉。

7、更改取消订单,要及时通知给相关部门,收回旧的资料。

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