外贸订单取消如何回复客户

2022-04-23 11:14发布

外贸业务员如何高效率的回复客户?如何巧妙地回复外贸邮件
17条回答
关务利达
1楼-- · 2022-04-23 17:14
要想获得与买家最有效的沟通,在邮件回复还是有许多需要注意的技巧的:
一、邮件主题
邮件给的主题要有吸引力,力求标新立异,第一时间吸引客户的眼球。如果判定是真正的客人,一定要在我们的邮件标题上花点功夫。
例如:Sell Facemask( CE, ISO, FDA, BFE) (直接标产品所认证的证书在标题上!)
The best pricelist for Facemask!!!!
Surprise-Facemask
Facemask(CE, FDA, BFE)---USD10.00(标题上直接标价格!)
二、正文内容
给自己公司简介做重点介绍,突出产品性能和所拥有的各项认证,巧妙的应用电子版的catalogue和Pricelist. 公司简介一定不要太长.
一开始不要急于报价。了解客人的寻求及合理分析分类后慎重报价!也可利用图片报价,把我们公司的各个产品图片发给客人,对那种不懂英文交流的客户,越简单,客人越容易理解!
三、设置回复模板(针对非常有潜在意向的客户建议有针对性回复)
是指通过对大量的客户进行总结,对不同国家,不同要求,不同价格的客户做出不同样板的回盘!禁止千篇一律的回复!设定简单、易懂和图片结合的回复模板。
四、报价实务
1、对开始有反馈的客户,设定梯度报价
例如:设定MOQ。MOQ是什么价格?散货是什么价格?整个集装箱是什么价格?全年合作是什么价格?谈模具费用等等。模具费可以返还,到达什么量后返还,但不返现金,返还产品收取样品费用。如何应对免费要样品者。针对我们货值比较便宜的产品,可以免样品费,但需要支付快运费!
2、报价邮件必须要写的东西:
产品型号和配置(用图片)
根据订货的数量来给客户的报价。
目的港的信息(FOB , CIF ,….)
报价的有效期
五、第一时间回复
所谓第一时间并非指收到邮件后马上回复,而是要根据买家的上班时间,在买家上班前一两个小时内发出回复邮件,这样回复邮件就不会沉到买家邮箱的底部,可以增加买家回复的机率。
六、签名
留下自己公司的联系信息:公司的名称,电话,传真,地址,邮件地址,主邮箱及备用邮箱,总之签名尽量详尽。
总结
分析,回盘,跟进
这个是一个重复,长期,痛苦,彷徨,让人快坚持不下去的一个过程,也是一个磨练意志的过程。
用电子商务做外贸,贵在坚持,重在维护。
贵在每天坚持有良好的心态,坚持要做每天在做的处理询盘和报价。坚持对自己产品的信心!
重在对已经成交客户的维护,对未成交询盘不断的跟进和维护!
做到不抛弃,不放弃!
海运腾忠
2楼-- · 2022-04-23 18:14

在回复客户这样的邮件询盘时,如果有不明确的地方请以邮件方式问,引起他的注意。如果直接一封邮件回复过去,可能得到的结果就是石沉大海,因为你被客户牵着走了。还可以试着问下客人是否有自己货代,根据客人所在国家情况而询问客户。让他确认,是FOB?EXW?还是CIF?

等该确认的东西确认了,做个正式报价,附上运输方式及大概需要的运费金额。报价上的产品图如不清晰,单独附一张清晰的,用ps压缩大小但是不压缩分辨率。
发完报价最好及时跟踪。打个电话过去,打一个电话比发十封邮件可能更有用。客户听到你的声音,你自报家门,客户更容易记住你,发邮件有可能永远记不住你。

青岛文钧
3楼-- · 2022-04-23 18:14
邮件回复的话主要看客户问了你什么,有客户相关信息的话分析下客户相关信息,前面几个回合最好是吊下客户胃口引起客户兴趣,这样后续客户回复的概率才高,尽量不要客户问什么就回什么给客户,这样可能很快客户就消失了
钱卓妍
4楼-- · 2022-04-23 19:14

外贸询盘回复需要技巧,1、什么类型的询盘?2、如何回复?

我们收到的一般为以下几种询盘:

一、慵懒式询盘

客户临时性需求,但不想认真去寻找每一个产品卖家,而是想让卖家们主动报价,守株待兔。这种客户一是不太专业,二是需求不会很强烈。

二、比价式询盘

客户询盘的是一般性或者通用性产品,在如今“买方市场”的形式下发,让卖家们相互报价拼杀,客户坐收渔翁之利。

所以分享一下聊客户的小技巧:我觉得“二八”原则在任何行业都适用。“一视同仁”是在跟进客户的态度和方向上不分客户大小,平等对待;但在跟进方法和时间分配上,我想一视同仁会让你“内耗”严重,做很多“无用功”。我在根据上述内容对询盘进行一个性质分类后,我会重点跟进有价值的询盘。这里需要说明一点的就是,不要认为客户订单量大的、询盘上写了1个40尺柜的就都是有价值的订单。真正有价值的订单是根据公司产品定位和是否能满足客户需求作为标尺来衡量。

再者就是心理小技巧:


去价格中心化

在任何贸易中,价格都是一道绕不去的坎,但要注意的是价格除了反映成本和利润外,还有品质、品牌、服务、口碑、工艺、外形、设计、细节、未来升值预期等诸多因素,我们统称为附加值。我们在报价的时候,要结合公司产品定位和实际因素,在附加值上做做文章,绕开一味地去拼价格的“死循环”,让客户看到我们公司产品的价值,看出我们的与众不同。

团队协作高效化

针对有价值的询盘, 给出一个专业且高效的回复会让你脱颖而出。我在今年9月份收到一个来自美洲的询盘,客户是另一个行业的,但对我司产品有一个交叉型需求。我在浏览了客户网站,对客户主营产品有一个大致的了解后,得知其他同行不愿意去为客户做到如此细致。在几轮进一步沟通后, 客户仅仅只看了我们的演示视频,连样品单都没下,就直接下了正式订单。在客户给予的这份信任背后, 我想无外乎是我们的专业、高效、细致,给客户留下了深刻印象。

关于询盘的回复,给大家看看以下几个案例:

案例一

We are interested of importing your vases in France.Please quote and send us sample.

我们有兴趣在进口你们的腰包,请报价并寄给我们样品。

笼统点:邮件没有明确指出产品型号及具体要求,例如采购量,就直接要求报价和寄样。


回复案例

Could you kindly tell me more details about thevases you need?

Capacity, function, quantity, target price….So that we can offer the price accordingly.

Apart from that, you can see more detailsaboutourproductsin theattachment.

您能告诉我更多关于所需花瓶的细节吗?例如您所需要的容量、功能、数量、目标价格....以便我们能相应地报价。此外,更多产品细节详见附件。


建议点:

1. 首先,通过网站搜索当地生产同类产品的相关信息,以更好地了解对方的需求;

2.回邮内附公司简介及电子产品画册,让买家方便直接回传产品型号的同时扩大选择范围;

3.另附质量与价格相对有优势的单价表供买家参考(建议PDF格式文件);

4.针对买家非明确部分,在回邮中点出并引导对方回复(参考案例)

案例二

Hello,

we are a company based in USA and we require 400 pieceswallet model 78-01. Sending us your best FOB prices and delivery time.

我们公司总部在美国,现在我们需要采购400份钱包模型78-01。请回复最优惠FOB价格及交货时间。

不同于案例一,这是一封采购意向明确、客户信息都较为完整的询盘,针对这样的询盘,专业简要的公司介绍和一份具有优势的报价就成为了重点。


回复案例

Thank you very much for your interest in our product model 78-01.

Our company is ………

To comply with your request, the following for your reference:

1. Commodity: Model 78-01 wallet

2. Packing: Each packed in new non-woven bags

3. Quantity: 400 pieces

4. Price: USD two thousand and five (US$2005.00) FOB Shanghai

5. Payment: 100% T/T payment

6. Shipment: 1 week afterpayment

Please note that we do not have much ready stock on hand. Therefore, it is important to reply earlier, in order to enable us to effect early shipment.

非常感谢您对我们78-01型产品的兴趣。我司.......(公司简介)。以下为可供您参考的资料:

1. 商品:78-01型钱包

2. 包装:无纺布袋

3. 数量:400件

4. 价格:上海离岸价2500美元(2005美元)

5. 付款方式:100%电汇

6. 装运:付款后一周交货

由于目前没有太多的存货,烦请尽快回复。

注:设置邮件已读回执,确认客人是否收到回复以确保跟进。


案例三

Hello, We are a wholesaler in France. We are interested in your pet bags for the quantity about one 20# container. The best price & free sample is appreciated.

你好,我们是美国的批发商,我们对你们的宠物袋非常感兴趣,期望采购约一个20#集装箱的。期望能够提供最好的价格以及免费样品。

特点:最直观的一点就是采购数量很大,但是细节并不是很明晰,同时还要求低价+免费样品。


回复案例

Hi there,

Thanks for your inquiry, and we really want to do more business with you, and I think it is the best way to place an sample order which is USD10 shipping included.

If one 20# container (1500pieces)in one order, we can offer you the bulk price which is USD5.5/piece.

Here with enclosed the more model&price list for your reference.

谢谢询价,我们想和贵司保持长期合作关系,我认为最好的方法是订购一个样品单,里面已经涵盖了10美元的航运。

如果您能下一个20#集装箱的订单,我们可以给您提供5.5美元/件的批量优惠价。

随函附上更多的型号和价目表供您参考。

建议点:大量订购询问价格,若是赶上采购季节应该是很有诚意的买家,对他们的回复要详尽一些,内容一般包括样品的价格,采购量和相应的价格,这个报价建议是包括运费的,给买家感觉是给他单独开了一个优惠。


案例四

Werequire a machine suitable for fairly heavy duty.Please send me your current illustrated catalogue and a price list.

我们需要一台适用于打字量较大的打字机。请寄一份最新的附图产品目录和价目表。


回复案例

Dear Sir,

We were very pleased to receive your letter of 5th April answering for typewriters and, as requested, enclose a copy of our latest illustrated catalogue and current price list.

We think the "Portable 95" is a machine that would suit your purpose very well. It weighs 6.5 kg and is a bit heavier than the usual portable, but it is good for heavy duty and at the same time conveniently portable when carried in its case.

We have one of these machines in stock and we shall be pleased to arrange for you to try it.

Although costs have been rising since March, we have not yet raised our prices, but may have to do so when present stocks run out. We therefore advise you to place your order with us at once.

我们很高兴收到您4月5日的来信,现按您来信的要求附上我们最新的附图产品目录及现在的价目表。

我们认为“手提95型”会适合您的需要。这部机重6.5公斤,比常见的手提机稍重一些,但适合于打字量大的工作,同时也可放进打字箱内,便于手提。

目前我们的存货中有这样一台打字机,我们将很乐意为您安排试用。

自今年三月以来各种费用一直在上升,但我们仍未提价,不过当库存一旦售完价格可能会有上浮。为此我们建议您尽快下单。

建议点:这种就是属于对自己的采购意向还不甚明确的买家。这种买家建议是主动出击,给对方主动营销适合的产品并附上产品相关信息以供查阅。


案例五

can you quote me 500sets of t8 led tube 4 feet cool white 265vac voltage constant current. How much?

能给我报500套t8 led管4英尺冷白 {MOD}265 vac恒压电流吗?多少钱?


回复案例

Dear Adrian,

Thank you for your inquiry, ragarding our T8 tube.The details and price of this item is as below:

Item: T8 tube Model No: J4004

Color: Cool white (6000K)

Cover: milk white

Tube type: T8-1.2m (4 feet)

LED type: 2835 SMD

Voltage: AC95-265V

Power: 24W

Lumen: 2000Lm

IP grade: 20

Constant current:The EXW factory price of 500 sets is $xxx/set.

Validity: 30 days

Payment: T/T

Delivery: 7-10 days

Warranty:3 year


We have the available for quick delivery in quantities to suit your requirements! For more details, please feel free to contact me .

感谢您对我们T8管的询价。这个项目的细节和价格如下产品型号:

......


我们可以根据您的要求快速交付数量。如需更多信息,请随时与我联系。

建议点:这种就是点对点的直球回复,快速利落,同时也可以直接让客户判定是否匹配他的采购需求。

最后,
发完报价还要记得及时跟踪。打一个电话比发十封邮件可能更有效果!

李初夏
5楼-- · 2022-04-23 23:14
1.邮件标题
一个好的标,标致这你的邮件成功了一半,有以下两点:不会被对方邮箱拦截,放到垃圾箱(一旦进了垃圾箱,有可能就彻底没有机会);好的标题加强打开率
对方有对我们的询盘的时候,我们可以直接点击回复,这时候我们作为对询盘的回复会被客户看到,建议各位加公司的名字。
客户标题:对XXX产品的需求,或询问XXX产品,
回复:Re:对XXX产品的需求,或询问XXX产品,但写成这样更好Re:对XXX产品的需求或询问XXX产品--公司名称。
开发信标题,以客户兴趣为标准;产品:产品低价,优质产品低价,来自于XXX生产商的产品;为XXX(众所周知的大牌企业)指定供应商提供产品;
2.信头
加入信头的优点:体现公司正规、专业;让客户觉得公司有实力;一些朋友可能因为加入公司logo导致邮件进入对方垃圾箱,加的不对有时候就会被放入垃圾箱~所以加信头只是建议。
3.内容
首先要与标题相对,不要题目与内容是两个事情。避免正文出现较长的段落不要出现长句、复杂句,邮件是可以设置字体的,以客户为主,客户用什么字体你就用什么字体,准没错。发的内容要专业,客户可以通过你的邮件来做后续的事情。
4.邮件落款
落款内容包括:表明你的身份;你的联系方式;公司名称;联系方式等内容;认证证书的缩写,针对不同的国家,所需认证可能不同。
希望我的回答可以帮助到您。
赵妍玲
6楼-- · 2022-04-23 23:14
看起来很好耶

要是我的话我就这样回:
dear sir,
thank you for you are interested in our products,(降降你们公司的特点)

i am waiting your good news,and then if you have any problem on the specification of the products or need any help,pls feel free to contact me.i will do my best.
regards

你就直接等就行了,然后时不时的问一下进展,回复就有希望,不要把他们想的很难沟通,没什么大不了的。
外贸燕伊
7楼-- · 2022-04-23 23:14
他的意思是:感谢你的邮件,他和客户谈论之后会通知你情况的。
这样的话其实你不用回就行了,慢慢的等几天,如果立马回的话反而有点急切,给客户的印象不好。
你可以等几天3-5天,如果还没有给你回信,就给他发个邮件,询问他商谈的结果如何。
比如:
Dear ...
I want to know whether you and your customers have got a Consensus.....
接下来写点有关产品的优点和你们有意合作的意向之类的。
曾欢
8楼-- · 2022-04-24 02:14
1,Regarding the size;Sorry to inform that the size you want is little different with ours,here send you our size&image for your confirm and kindly let me know whether it's ok for you?

2.Regarding the sample;We'd truly cherish this opportunity to start business cooperation with you and be willing to offer you free samples,But we hope you could bear the freight charges and kindly advise your COD account(到付帐号).These money will return to you after your order quantity not less than__ (这个是通常做法,要是客人下单,这点钱在货款中扣掉也不是大事)

3.New product recommendation;Here update you our new lauched products for your referance,the very best price will be offered upon your request;Also,any new items you have,we could help to develop.
Truly wish a longterm and fruitful business relationship with you.

好多啊.哈哈
Fallinlove
9楼-- · 2022-04-24 03:14
很显然,这是最常见的推搪回复,基本是你报价过去之后大部分客人的标准回复。这涉及到你个人的业务跟进能力了,一般来说,真正有意向的客人会留着你的资料,在以后有需要的时候会联系你,曾经有客人也是在我报价之后一年多了之后才下试订单的。当然更多的客人,只是问价,问了很多家,再从中选着自认为最实惠的Supplier,你无情的被比下去了,客人从此消失N长或是永远的时间。更有的,也许还是同行,来打听情报的。通常你自己要有判断询盘质量的能力。

我的建议是等个两三天再在客人的邮件基础上回复封问候的邮件,内容可以尽量的简单:
How are you doing?

Iam still waitting for your good news!

BR

XXX
关务琼欣
10楼-- · 2022-04-24 03:14
定金不用说,肯定收着了
继续沟通,表明你们面临的损失,问问客户取消订单的原因,也许可能是客户碰到了资金周转方面的问题。如果这样,可以让他用远期信用证
要是客户不睬,那你也没办法,一般来说取消了订单基本上也没什么好办法。

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