做外贸怎么告诉客户交货时间

2022-05-31 18:11发布

外贸中由于快过年了,单子比较多,让客户赶快下单怎么说?外贸交期来不及 现在需要向客人延交期 怎么跟客人说呢
11条回答
fob航珠
1楼-- · 2022-05-31 21:11
这个我碰到过, 跟你交流一下:
我有一次发货给客户,客户说少了一个, 我记得我是自己点过数的呀, 怎么会少呢?
于是答应下次发货时补一个给他,
等下次发货时, 我确实补了一个给他, 他收到货之后, 又说少了一个, 真是怪事!
但我还是说下次再补给他, 因为我真的不知道是哪里出了问题,
半个月之后, 我在仓库的纸箱里,找到了客户说少掉的那只产品, 原来,打包的时候,换了一下箱子,
有一只产品落在原来的箱子里头了.
所以, 你到底能不能确定发货前的数量是对的呢?
你亲自点过数没有? 是一个一个的点的, 还是一箱一箱的点的?
不管是怎么点的, 都是有可能出错的,
你是以跟中国人做生意的思维来考虑这件事, 其实外国人很少有明明收到货,却说没收到的情况的.
所以, 我认为你应该马上补货给他, 如果你还想跟他做生意的话,
如果你不补的话, 估计他不会下单给你了, 因为,他觉得你靠不住.
做生意不能看一单能赚多少, 要看长远一点.
仅供参考.
青岛文钧
2楼-- · 2022-05-31 22:11
1、告诉客人真实的情况,可以直接和客人说我们的真实情况,告诉他我们遇到的情况,然后提出我们的解决方案。比如说我们可以将交货时间做推迟,或者是分批交货,当然一定要和客人沟通好,一定要告诉客人真实情况,不要担心定单。
2、.我个人认为,任何一种产品都有它的固定的销售目标,我们可以向纵深的方向去发展,向五金产品的专业买家发展更多的潜在客户。
3、样品是生产订单的最基本的要求,样品的质量是非常重要,我们必须将样品做好满足客人的要求,客人才能够安心的下单。
所以我一定要把样品做好,做到客人满意为止,至于我的某些技术或者其他方面达不到要求,我可以直接告诉客人,我们现在的目前情况,如果能做到,一定要去做,如果做不到,要告诉客人,和客人进行协商沟通解决这个问题。总之样品对于外贸来说是非常重要的。
对他这个企业一定要重新做好样品,按照客人的要求做好样品,因为没有好的样品是不可能有订单的。
我们除了价格以外的优势,比如说质量、服务、诚信,从这些方面来说服客户,让客户产生新的信任感。
李雅寒
3楼-- · 2022-05-31 23:11
  延期交货已是事实,首先要对客户表达不能按期交货的歉意,然后向客户说明不能按期的原因,希望客户可以谅解,接受延期交货。
  进出口公司在取得出口订单的时候,因各种原因不能按客户规定日期交货的情况时有发生,导致交货期延后的原因有很多:工厂不能按期出货,不可抗力(恶劣天气,政治因素),船公司的原因(所定的船舶延误到港或者发船)等。在这种情况下,应尽快跟客户取得联系,告知不能按期交货的原因,并希望客户客户谅解,可以接受延期交货,并尽可能的给客户承诺一个可以交货的期限。
  在客户接受延期接货以后,如果是信用证为付款方式,通知客户撤销撤销原信用证或者修改信用证交货期,交单期,有效期,在新的的信用证收到以后安排发货。
couple
4楼-- · 2022-06-01 01:11
可以借放假的理由催促客户付款,年前付款和年后付款差别大,年前付款的年后工厂一开工就会投入生产,而年后才付款的,要等到工厂完成年前付款的订单,才能安排上。所以就可以用这个理由来促进付款。

并且,不管客户在哪个进度,我们都要告知客户:Whenever you need my help, please feel free to contact me.无论什么时候你需要帮助,请联系我。
海运珠翠
5楼-- · 2022-06-01 03:11
第一、报价时应该有个弹性的时间算进去,给自己一些余量来应对突发的问题。
第二、总结工厂的生产习惯,确定正常的交货期限,如果和工厂关系不错,可以给工厂提些如何提高管理水平的意见或建议,找理由不如找原因。
第三、选择供应商很重要。不要找那些盛气凌人的大工厂,找个中等或者小规模(有扶持价值的),质量OK、配合度高、管理不松懈的工厂。 让工厂给出订单生产开始日期,每天常规的产量,预计结束日期。有些工厂如果你就是他的主要客户,那么你甚至可以让他们做个表格,隔几天就给你发生产进度表,这样可更清楚地掌握工厂的生产情况。
第四、经常拖交期的供应商会间接降低你的企业在买家心中的形象,因此建议定期对供应商进行评估。
第五、要经常和供应商沟通,了解供应商的近期订单及生产情况。在工厂困难的时候,比如淡季时,有些订单宁愿自己利润低一些也要坚决接下来,只是少赚一点,这样有可能帮工厂度过难关,甚至救工厂一命。而在旺季的时候,工厂也会尽最大努力帮你,反之工厂忙的时候不会理你。
第六、不要完全相信工厂的话,有时候工厂会迫于压力告诉你货已经做了。如果距离近的话可以经常到工厂去看看,了解他们的生产情况和进度。如果远的话,可以让工厂拍几张照片过来看看,不要说你要看,而是客户要看。
第七、有些对交货期要求比较高的订单,告诉工厂客户做的是信用证订单,交期延误范围不能超过5天,否则延误船期,出货会有风险。平时不要“板凳功力”太深,经常跑跑工厂和车间,验验货。有些事情你持续跟、持续做,要求高一些,时间长了,工厂也就理所当然地提高了交货期意识和配合度。
第八、大订单的交期一定要跟客户多争取一些时间。工厂不是怕做大订单,而是怕大订单来得没有稳定性和周期性,比如正忙得不可开交的时候来个大订单。如果你的客户持续有稳定的订单,工厂当然是非常乐意配合的。
像这种下大订单的客户,尽量和客户多交流,了解客户的下单周期。了解客户的下单周期,工厂就能在生产计划安排上有余量,这样你就会轻松很多。
第九、如果你们是外贸公司,平时开发客户的同时,也注意多开发供应商。对外贸公司而言,有时候多招一个细致、认真、能力强的采购人员,这比多招一个业务员更加有投入价值。
丁奇正
6楼-- · 2022-06-01 04:11

01

促单可以,但催单不能

我又要说“催单”和“促单”是不一样的,尽管我已经说过很多了,但还是想再强调一下。“催”偏于一次性行为,而“促”是长期且持续的行为。
举个简单例子:
“嘿,快来买啊,年底清仓!(我明年不卖了)错过机会没有下一次啊!”

催单,逼你现在购买,偏于一次性买卖。

“嘿,快来买呀,年底大优惠,优惠难得,别错过,用得好 ,您再来啊!”
“我们一直在这,欢迎您再光顾。”
促单,告诉你现在购买有优惠有好处,但优惠是短暂的,希望你把握,而我们是长期营业,值得信赖。

性质不一样,结果也就不一样。所以我们不能简单把“希望客户下单”做成了“你这次不下单,下次就没机会了”的感觉,然而我下次还看到你在这“年底清仓,最后机会”……
看到这你是不是自己都想笑了,久而久之,你的“催”还有用吗?
虽说外贸人并不是街边买卖,但很多人写的邮件给我的就是这样的感觉。例如下面这封:

Hi ,
How are you ?
Do you received my PI or not?
As you know, the price we give you is the best price we can offer, The deadline is January 26th.Hope you can understand and hope to get your reply soon.
(你收到PI吗?我们已经给你最低的价格,1月26日是最后期限了。希望你能理解和尽快回复。)

这是一位贸友写给他的客户的,他说发了好几封客户都没回复他,问是什么原因?邮件都说得这么急迫了,为什么客户还是无动于衷?问题到底出在哪?
催单的时候我们总是非常习惯地使用一些具有“绝对性压迫”的词,试图给客户施加压力,逼迫他快点下单。例如这封邮件里的“best price”(最好价格)、“deadline”(最后期限)就是“绝对性压迫”的词。

然而这样的词却让人读起来不太舒服,让客户感觉到不舒服的邮件显然也不太可能发挥作用。

所以我们应该改变想法和说法:把催单,改成促单。至少不从字面上给自己错误的引导。

关于催单、促单的讨论,前面也写过一些文章:
用什么催单技巧,能让客户提前把单下了?
做不成订单,大概率是因为你不会有效促单:有效促单怎么做?


02

2021依然特别,很多理由可以促单


2020年的特殊基本都延续到了2021年,例如受到疫情的影响、原料价格上涨、汇率迭荡、物流运费增加、物流受阻延期等等。

这些是往年都没有的,所以我们可以不用再干巴巴地使用“快过年,我们要放长假,然后工厂比较忙啥的”这些老掉牙的借口了。
这次也给客户换个口味吧。
那到底我们该怎么利用这些特别的“借口”去促单?

先看一个促单案例。
一位贸友请教,促单邮件怎么写,他的邮件诉求是:
一个客户的订单40万,从2020年11月份谈到12月20号,客户价格也接受了,订单也确认会下。不过他们现在在放年假,说要2121年1月9号后付定金。但我想引导客户,这12月结束前叫他的中国伙伴Galal先生付下定金,把订单确认下来,保持62000美金给他,因为下个月的优惠政策就改变了,无法维持62000美金给他。问这样的邮件怎么写?
于是我给根据他的情况写了这封邮件:

Dear Sir,
Hope everything going well.
Mr Galal said that you plan to do payment on January 9. There is no problem at this time, but because of some special circumstances, I think I should let you know sooner.
(加拉尔先生说你们计划在1月9日付款。目前没有问题,但由于一些特殊情况,我想我应该早点让你知道。)

1. I hope you notice that the 10% discount we give you is December 31st, which means that you will not be able to enjoy the discount when you place an order on January 9th. If it exceeds the period, you can apply for preferential treatment with the company, but it is more difficult, because the exchange rate has been fluctuating and the price of raw materials has risen, so the company may not agree to the preferential application.
(1. 我希望你注意到我们给你的10%的折扣是在12月31日,这意味着你在1月9日下订单时将无法享受这个折扣。如果超过期限,你可以向公司申请优惠,但是比较困难,因为汇率一直在波动,原材料价格也在上涨,所以公司可能不会同意优惠申请。)

2. China is particularly short of containers, so the freight is becoming more and more expensive. Today's price may be completely different from the price on January 9. For example, I arranged the shipment for one of my customers. Today I asked it for 3,000 US dollars. After a week, it rose to 5,000 US dollars. It was very crazy. We were all troubled by this, but there was nothing we could do.
(2. 中国集装箱特别短缺,所以运费越来越贵。今天的价格可能和1月9日的价格完全不同。例如,我为我的一位客户安排了发货。今天我要3,000美元。一周后,价格上升到5000美元。这太疯狂了。我们都为此烦恼不已,但又无能为力。)

In view of the above situation, and because you are our old customer, we very much hope that you can confirm the order and pay the deposit before January 1st to lock in the order, so as to protect the interests of both of us. We can also make further arrangements.
(鉴于以上情况,并且因为你们是我们的老客户,我们非常希望你们能在1月1日前确认订单并支付定金锁定订单,以保护我们双方的利益。我们也可以做进一步的安排。)

hope you can consider it carefully and tell us your decision. If this email disturbs your vacation, it is not my intention and feel so sorry . anyway, we hope you have a good vacation.
(希望您能仔细考虑一下,然后告诉我们您的决定。如果这封邮件打扰了您的假期,这不是我的本意,非常抱歉。不管怎样,我们希望你有一个愉快的假期。)
这封邮件发过去,客户回复了,虽没有立马付款,但客户说明了付款意向,让订单更进了一步。
促单邮件能吸引客户回复,这是和催单邮件一个很大的不同,催单邮件很多时候,令人反感和抵触,而促单邮件不会。
这封邮件中,我用了三个促单因素(理由),一是优惠期限即将到期、二是原料价格上涨、三是物流运费问题。

除了这三个因素,还有汇率变动、工人紧缺等,都可以用作促单理由。


03

春节促单模板


上面说的是观点和思路,但我知道大家喜欢更直接的模板,所以,这里也给大家提供春节促单的模板。

第一种:面对不知道有没有订单意向的客户,我们发个邮件试探一下。
Hi Sir,
How are you?

We are coming to the Spring Festival holiday from February 6th to February 19th.During this period of time, the factory is closed. If you have any order arrangement, whether it is now or after the holiday, we hope you can communicate with us as soon as possible. Because the orders during the holiday will be piled up after the holiday, in order to smooth your order, please contact us as soon as possible to arrange.Thank you.
(我们即将迎来春节假期,从2月6日到2月19日。这段时间,工厂是停工的,如果您有订单安排,不管是现在的,还是假期后的,都希望您早点与我们沟通。因为假期期间的订单都会堆积到假期后,为了你的订单顺利,请您早点联系我们安排。谢谢。)

Bestwish,
Lica Huang

第二种:面对有订单意向,但还在犹豫的客户,我们发个邮件刺激一下。
Hi Sir,
Wish you have a nice day.

ChineseNew Year coming soon ,we have a holiday from the 6th to the 19thFebruary.
(中国的新年即将到来,我们的假期从6号到19号。)

Is your order urgent? When do you expect to receive the goods? Since the factory is closed during the holiday, we will help you plan the time in advance if your order is urgent.
(您的订单紧急吗?您希望什么时间能收到货?因为工厂在放假期间不工作,所以如果您的订单紧急的话,我们要提前帮您计划时间。)
And I have to inform you that the price of raw materials is rising now, and I am not sure what the price will be after the holiday, so can you pay the deposit first to lock the order? We will purchase raw materials at current prices so that we will not be threatened by rising raw material prices.
(另外,不得不跟您说明一点,就是目前原料在涨价,不确定假期过后是什么价格,所以您是不是可以先付定金锁定订单?我们也将按现在的价格购买原料,这样就不会受到原价价格上涨的威胁。)
We look forward to discussing more with you and waiting for your reply.(我们期待与您讨论更多,等待您的回信 。)

Bestwish,
Lica Huang
以上模板举一反三够我们春节发给各式各样的客户了,但模板虽好,却不可偷懒,重要客户的邮件还需针对性来写,想要打动客户,诚意很重要。

(以上文章来源于维尼外贸频道,作者外贸人维尼)

fob先巧
7楼-- · 2022-06-01 05:11
,对于外贸业务员来说,我们与客户进行谈判的时候,肯定会遇到交货期达不到客户要求的时候,那么在这样一个时候,我们如何去解决这样的问题呢?我们有三个办法,第一个办法,我们可以暂时挪用公司为其他客户准备的备用货,从而让急等货物的客户可以快速的得到自己的产品,第二个办法,我们可以联系一些同行工厂进行协调,我们提供一点加工费,从而通过外购,让商品能够快速的满足客户的交货期,要求第三个办法。我们可以分析,一下自己工厂的生产能力,向客服提议分批交货的办法,给说具体的时间,让客户做到心里有数,从而让双方谈妥交货期
郝草
8楼-- · 2022-06-01 06:11
实事求是的跟客户解释,有的是由于客户确认样品,提供商标等信息比较晚,影响交期;有的是因为材料的生产期比预计要长,所以不能按照预计的时间发货;也可以告诉客户,交期的时候赶上农忙,工人都回家做农活,交期只能延后。也有的是由于客户付款不及时,不能及时安排生产,安排走货。根据你们具体的情况,跟客户实际的说一下。希望对你有所帮助。
外贸辰薇
9楼-- · 2022-06-01 07:11
这几个问题分点回答。1.交货期限:根据贵司情况,一般是收到定金或确认样品后多少天交货?(这段时长就是Production lead time); 2.支付条款:根据贵司情况,T/T电汇或信用证,一般是30%~50%的预付款,剩余尾款发货前付清或放提单前付清。3.可用库存:根据贵司情况,如果有多余库存可告诉客人实际库存量,如果没有,需要贵司核算一次能为其准备多少库存量,客人好根据你们提供的数据安排订单量。
跨境贞曼
10楼-- · 2022-06-01 10:11
简单的 Payment received, all item(s) on the order list will be shipped on XX/YY/XXYY.

正规点的一般也就开头来个 Dear Customer:
然后
Payment for your order#: XXXYYYY has been received, thank you very much for your business.

然后也看你们是否有搭配的订单列表, 可以说 All item(s) for order #XXXYY will be shipping on XX/XX/XXYY

然后下面附带订单表格...

通常情况下后面还应该有 Tracking number: 的..如果发这邮件的时候已经有了tracking#, 那么可以直接在SHIPPING日期后面逗号, 然后添加 tracking #: xxxxxxx 句号后, 也可以看情况加一个Hope you'll enjoy our products. 或者添加售后服务之类.

最后再来个
Sincerely
人名
公司名

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