外贸行业怎么入仓

2022-05-05 18:26发布

如何开始做外贸
21条回答
杭州保良
1楼-- · 2022-05-05 21:26
一,学习资料

不要去看教科书,没有实践意义。去福步找‘料神’的帖子,仔细学习他讲的内容,基本上能覆盖外贸各个流程,基本上够了,需要不断地区实践。收费的也有,在此不做广告。深圳许多外贸公司都是他们的模式。其他的在福步和阿里巴巴多找找,帖子多的是。免费的都够用了,收费的大部分都是炒冷饭。
不过不建议前期准备太久,没有太大意义。这个行业是要重塑思维方式的,需要在实践中不断发现问题和改进,并最终形成自己的体系。
二,职业规划
外贸整体是走下坡路的,现在到了全网营销的地步了。不过可以去挑比较新兴的行业,这个可能比什么公司更重要。传统行业的大饼早已经分完了,现在许多公司在做的都是抢份额,而不是真正的开拓市场。至于具体什么行业,需要你自己去研究啦
如果你有以后自己SOHO,那么建议你去外贸公司,而不是工厂,外贸公司是产品的搬运工,重心在服务上边。客户开发和产品推广都比工厂有优势,否则它们怎么活。而且一般外贸公司都比较小,能接触到外贸的整个流程,如果悟性很高,则能很快上手完全自己操作。最重要的是做外贸如何跟客户打交道,如何研究客户心理等都研究得比较透,服务意识也比较强,这些观念都是一个优秀外贸人必须掌握的。
另外,请注意B2B和B2C的区别,想清楚自己是做传统批发还是零售电商。我这里说的是B2B
三,说说工具
做外贸效率极其重要,所有工具中,最重要的是Google和邮件,每个细节功能都必须熟练。其他的办公工具,如Excel,PS,SKYPE,whatsapp等也是必须要掌握的,还有一些外贸平台也需要了解一下,不过这些都可以在工作之后着手。因为没需求估计学起来也没意思。
电脑也得很熟练,上边的效率工具如Listary/Anything等;Chrome浏览器和各种效率插件等等。都要自己试试,快速掌握。
四,英语口语
这个重要性单独提出来。给客户打电话会是常态,接待客户和参展也都是必备技能;其中许多问题都是电话解决的;张不开嘴会导致效率很低。翻墙去youtube看新闻是个不错的锻炼方法。
五,论持久战
外贸半年入门,3年出师。绝大部分都倒在两年这个门槛,而真正做三年以上才有比较有可能真正独当一面,才能完善出一套自己的高效方法,才能积累到客观的客户量,当然这里排除那些很牛的人。
外贸门槛低,如果要做好需要长时间坚持。就如爬山,外贸的门在山顶,得爬到山顶才能入门,可惜的是很多人都在半山腰退缩了。
六,心态
不要去对比,不要去对比,不要去对比
1,处理好工作和家庭的关系:因为外贸做好除了专注,要得堆时间
2,处理好自己与客户和公司的关系:需要在两者之间做好中间人,做好平衡
3,追求效率:外贸工作繁复琐碎,效率就是要把正确的思路变成本能
七,建议
想做外贸请三思:
1,如果三年内需要自己赚钱养家,则不要做外贸
2,如果想要暴富,则不要做外贸
3,做外贸可能真的会让你以后觉得亏欠孩子的
如果铁了心做外贸:
1,自学的能力极其重要:如何快速找资料,找到有效的资料,如果有效地学习
2,永不停步:新产品,新市场,都是新机会
3,转变思维:服务意识;职业化专业化;结果导向思维;解决问题的思维
4,耐得住寂寞
跨境辉妹
2楼-- · 2022-05-05 21:26
  一.客户询盘
  通常在客户下purchase 之前,都会有相关的Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

  二.报价
  业务部及时回复客户查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,proa Invoice 给客户做正式报价。

  三.得到订单
  经过洽谈,收到客户正式的订单purchase

  四.下生产订单
  得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

  五.业务审批
  业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之制成销售订单,交给部门进程员跟进。

  六.下达生产通知
  业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
  1:如果是付款的客户,通常是在交货期前1个月确认LC已经收到,收到LC后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
  2:如果是TT付款的客户,要确认定金已经到账。
  3:如果是放帐客户,或通过DA等方式收汇等,需经理确认。

  七.验货
  1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
  2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
  3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

  八.制备基本文件,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业 {MOD},装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
  电子商务是全世界的大趋势。为了赶上潮流,中国2300万家中小企业中有很多都在绞尽脑汁希望寻找一条近路,尽快地搭上电子商务的快车。想要搭上电子商务的快车,让产品充斥整个地球,就来环球卖易网搭建企业产品展示平台、进行网络宣传推广和网上信息获取。

  九.商检
  如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同, {MOD}等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单条。

  十.租船订仓:
  1.如果跟客人签定的交易合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING 通常在开船一周前可拿到定仓纸。
  2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。
  3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
  4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。

  十一.装柜
  1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
  2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话.
  3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

  十二.委托报关
  在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

  十三. 获得运输文件
  1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找LC或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等.
  2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需外商确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
  3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

  十四. 准备其他文件
  1.商业 {MOD}:LC 要求提供的文件中,对商业 {MOD}要求最严格。 {MOD}的日期要确定在开证日之后,交货期之前。 {MOD}中的货物描述要与LC上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。LC上对 {MOD}的条款应显示出来,要显示唛头。如果 {MOD}需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
  2.原产地证书: A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在LC 的交货期和开船日之前,在 {MOD}日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
  3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和 {MOD}一样要提前20天办理。
  4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时LC要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
  5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

  十五.交单

  1.采用LC收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
  2.采用TT收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
  3.如果TT收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

  十六.业务登记
  每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

  十七.文件存档
  所有的LC和议付文件必须留存一整套以备查用。
  许多人对我说:现在的生意难做,客户真难侍侯,不管你怎么做,他/她还是不满意。这是个普遍存在的问题。大家都认为:要使客户满意,关键是要不断提高产品质量和服务质量。大报小报都这么说,这种说法对不对?错! 提高客户满意度的关键不在这里。关键是什么?提高客户满意度的关键是:您必须按自己的实际能力,有效地控制您客户对您产品或服务的期望值。

  十八.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。

  
外贸江静
3楼-- · 2022-05-05 22:26
干货 | 彻底搞懂外贸流程,收藏这一篇就够了!

2021年,外贸形式一片大好,越来越多的新伙伴纷纷加入了外贸行业。但是,小编最近也接触了很多外贸人员,尤其是想要入行或者是刚刚入行的小伙伴,对整个外贸的全流程都不太熟悉,本篇文章小编就带你轻松了解外贸全流程哦!

外贸全流程总结概括下来就是“约—货—款—运—单”,从客户开发、询盘、报价、签订合同、订货、备货、报检报关、装船、结汇等等。

1、客户开发

1、客户开发前期准备(公司、产品&行业分析)

外部准备:所处行业了解、产品当前市场容量以及未来发展趋势和前景。

内部准备:公司的产品类型、英文功能描述、市场定位、公司优劣势、同行业产品优劣势

2、客户开发渠道

搜索引擎找客户、社交平台、B2B平台、分类信息网、论坛、线上&线下展会、行业协会、海关数据、黄页名录、电话直接沟通等方式都可以进行客户渠道开发。

3、发送外贸开发信

一直以来开发信都被称为外贸的敲门砖,不管是扩展外贸业务量,还是开发培养新客户,开发信都是十分重要的。开发信怎么发可以参考下文哦!

4、回复询盘

收到买家的回复询盘,需要辨别询盘的类型、用户身份,解析买家询盘信息,明确买家需求,着手回复询盘并后期跟进。

报价&议价

报价,是外贸流程中最为关键的环节之一,报价直接决定了你是否促成这个订单的关键因素。外贸业务员接到询盘后第一时间确认用户来源,对客户需要的产品进行报价,列明交易的条件,回复客户的 提问的价格和提出的条件以及各项资料数据的提供。

如果报价完之后跟了一段时间客户就不回复了,先检查一下你回复的邮件里有没有公司签名、标明产品并且最好做个前封邮件的小概述。

3、样品寄送(视客户需求)

1、新客户索取样品,不同情况不同对待。

寄样前需做的工作

样品确认、取样原则、寄样地址、费用承担以及运输方式对比(快递名、价格、速度、服务、优势)

2、寄样后的跟踪事宜

4、签订合同

贸易双方就报价以及付款条件等达成一致之后,双方即可签订合同。一般合同需要确认的内容包括:确认书(Confirmation) 、协议书(Agreement)、备忘录(Memorandum)、定单(Order)、委托订购单(Indent)等。

5、备货生产

合同签订,收到定金之后,就可以下订单到工厂生产或采购。这个环节,所有的货物上规格、颜 {MOD}、数量、包装必须按照客户要求或确认样品做,最后与买家确认。

6、验货

在交货前1周,需要通知验货员来验货。一般有3种情况:

1、国外客户亲自验货:一般提前1-2周,根据客户的行程来安排验货。

2、客户委托国内贸易公司验货:一般出货前1-2周,提前安排人员验货。

3、第三方机构验货:提前1-2周,根据客户要求或者是双方协商,选定一家第三方机构根据客户的要求进行验货。

7、商检

出口产品进行法定检验的,必须取得出口商品检验证书。提供出口合同和信用证复印件、商业 {MOD}、包装单、报关单、出口商检申请表等商品检验所需资料。

8、订舱送货

据合同或信用证上的装运条款发订舱委托书给货代帮忙安排订舱。FOB条款下,卖家提前联系客户的货代公司,将货物交付到指定地点。CIF,CFR情况下卖家货运承担,提前安排订舱、确定船期等内容。

9、投保装船

根据价格术语,对商品进行投保,在装货期限之前发运货物。

10、报关

货物离境前一般要经过5个环节:出口申报,审核单证,查验货物,办理征税,清关放行。将海关需要的单据,单证准备好通过货代或代理报关公司代理申报、然后海关对货物进行查验、海关开出税单收取关税、最后放行。

手续通关手续极为繁琐又极其重要,如不能顺利通关则无法完成交易。

11、交单结汇

1、采用L/C(信用证)收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

2、采用T/T(电汇)收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

3、如果T/T收汇(电汇)的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

12、核销、退税

第一次申领出口收汇核销单,需要提前开户领单(不然无法报关),凭海关注册登记证明书、申请书、营业执照、外经贸部门批准经营进出口业务批件等材料到外汇局办理登记。

报关时,核销单是不可或缺的。报关后,自报关起两个月内,要凭商业 {MOD}、核销单和海关出具的出口报关单,到外汇局办理存根手续。

最后就是核销了,您需要在收到外汇之日起的一个月内凭核销单、银行出具的"出口收汇核销专用联"和其它材料到外汇局办理出口收汇核销。

13、业务善后

1、每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

2、所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

3、单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。


当然,实际的外贸业务操作过程中,还会有更多的细节问题,也会遇到各种各样的突发麻烦,大家可以根据具体情况具体分析、解决~

跨境贞曼
4楼-- · 2022-05-06 01:26
如果你们申请开通了电子口岸用操作员卡可以在中国电子口岸申请核销单,然后去当地外汇局领取纸质核销单,领回来的核销单要在网上进行口岸备案,在哪个港口出口就备到哪个港口。这些都是用电子口岸操作员卡进行的。详情请看中国电子口岸中心网站,可以打电话咨询一下,他们讲的很清楚。www.eciq.cn 如果没办理电子口岸找货代公司购买
Dontletgo
5楼-- · 2022-05-06 02:26

对于外贸新人来说,虽然已经了解了很多理论上的外贸知识,但是对于真正的外贸流程想必还是有点云里雾里。一般来说,没有经过系统的接触和操作,外贸新人对外贸流程基本处于一知半解的状态。但是,熟知整个外贸流程可以有效地帮助外贸业务员有序开展外贸工作,不致于影响到外贸订单的洽谈、生产甚至收款。

今天,这里就给大家系统性地介绍下外贸公司的整个外贸流程,供外贸新人参考。

1.客户询盘:

一般在客户下采购订单之前,首先都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解和沟通。

2.报价:

业务部及时回复客人咨询,确定货物品名、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等,并通过Proforma Invoice给客户做正式报价。

3.得到订单:

经过洽谈,收到客户正式的采购订单Purchase Order。

4.确认交货期:

得到客人的订单确认后,口头告知工厂订单详情,要求工厂安排生产计划并答复交货期。

5.业务审批:

业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知:

业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产。

6.1 如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证;

6.2 如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账;

6.3 如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。

7.验货:

7.1 在交货期前一周,要通知公司验货员验货。

7.2 如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户验货并将验货日期告知计划部。

7.3 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间,确定后将验货时间通知工厂。

8.制备基本单证文件:

根据工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业 {MOD},装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

9.商检:

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同, {MOD}等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。注意,应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10.租船订仓:

10.1 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。此时,应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸、船期等情况,并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。注意,应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2 如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较,选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人,如客人不同意时要另选客人认可的船公司。注意,开船前两周书面定仓,程序同上。

10.3 如果货物不够一个小柜,需走散货时,应向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。

10.4 向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容,以避免差错。

11.安排拖柜:

11.1 货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。拖柜前要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到,并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

11.2 传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。注意,要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关:

在拖柜的同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量以及本公司的联系人和电话等。

13.获得运输文件:

13.1 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

13.3 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。注意,支付运费应做登记。

14.准备其它单证文件:

14.1 商业 {MOD}:L/C要求提供的文件中,对商业 {MOD}要求最严格。 {MOD}的日期要确定在开证日之后,交货期之前; {MOD}中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误;L/C上对 {MOD}的条款应显示出来,要显示唛头;如果 {MOD}需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

14.2 FORMA原产地证书:FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在 {MOD}日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

14.3 一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些,可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和 {MOD}一样要提前20天办理。

14.4 装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书、发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

14.5 装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。注意,装箱单的重量、体积要与提单相符。

15. L/C收汇:

15.1 采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

15.2 采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其它单证文件寄给客人。

15.3 如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜,拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记:

每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于日后查询、统计等。

17.文件存档:

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18.收集信息:

单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息,为业务员报价提供帮助。

彭飞飙
6楼-- · 2022-05-06 04:26

对于外贸新人来说,虽然已经了解了很多理论上的外贸知识,但是对于真正的外贸流程想必还是有点云里雾里。一般来说,没有经过系统的接触和操作,外贸新人对外贸流程基本处于一知半解的状态。但是,熟知整个外贸流程可以有效地帮助外贸业务员有序开展外贸工作,不致于影响到外贸订单的洽谈、生产甚至收款。

今天,这里就给大家系统性地介绍下外贸公司的整个外贸流程,供外贸新人参考。

1.客户询盘:

一般在客户下采购订单之前,首先都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解和沟通。

2.报价:

业务部及时回复客人咨询,确定货物品名、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等,并通过Proforma Invoice给客户做正式报价。

3.得到订单:

经过洽谈,收到客户正式的采购订单Purchase Order。

4.确认交货期:

得到客人的订单确认后,口头告知工厂订单详情,要求工厂安排生产计划并答复交货期。

5.业务审批:

业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知:

业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产。

6.1 如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证;

6.2 如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账;

6.3 如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。

7.验货:

7.1 在交货期前一周,要通知公司验货员验货。

7.2 如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户验货并将验货日期告知计划部。

7.3 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间,确定后将验货时间通知工厂。

8.制备基本单证文件:

根据工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业 {MOD},装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

9.商检:

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同, {MOD}等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。注意,应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10.租船订仓:

10.1 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。此时,应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸、船期等情况,并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。注意,应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2 如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较,选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人,如客人不同意时要另选客人认可的船公司。注意,开船前两周书面定仓,程序同上。

10.3 如果货物不够一个小柜,需走散货时,应向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。

10.4 向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容,以避免差错。

11.安排拖柜:

11.1 货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。拖柜前要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到,并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

11.2 传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。注意,要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关:

在拖柜的同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量以及本公司的联系人和电话等。

13.获得运输文件:

13.1 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

13.3 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。注意,支付运费应做登记。

14.准备其它单证文件:

14.1 商业 {MOD}:L/C要求提供的文件中,对商业 {MOD}要求最严格。 {MOD}的日期要确定在开证日之后,交货期之前; {MOD}中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误;L/C上对 {MOD}的条款应显示出来,要显示唛头;如果 {MOD}需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

14.2 FORMA原产地证书:FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在 {MOD}日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

14.3 一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些,可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和 {MOD}一样要提前20天办理。

14.4 装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书、发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

14.5 装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。注意,装箱单的重量、体积要与提单相符。

15. L/C收汇:

15.1 采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

15.2 采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其它单证文件寄给客人。

15.3 如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜,拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记:

每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于日后查询、统计等。

17.文件存档:

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18.收集信息:

单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息,为业务员报价提供帮助。

fob勇邦
7楼-- · 2022-05-06 04:26
一、交易磋商
◆ 指示书
◆ 报价单
◆ 外销合同
◆ 形式 {MOD}
二、落实信用证
其中与缮制单据有关的条款如下:
1.开证行:
2.通知行:
3.不可撤销信用证号:
4.信用证有效期及地点
5.申请人:
6.受益人:
7.信用证金额
8.商品描述:
◆ 信用证通知书
◆ 信用证
三、出口备货
◆ 服装订购合同
◆ 客检证
四、租船订舱
五、出口报验
◆ 出口商品检验申请单
◆ 报检委托书
◆ 外销合同
◆ 信用证
◆ 商业 {MOD}
◆ 装箱单
◆ 换证凭单
六、申领核销单
◆ 出口货物明细单
◆ 核销单
七、申请配额
◆ 出口许可证
八、出口报关
◆ 报关委托书
◆ 出口货物报关单
◆ 出口收汇核销单
◆ 商业 {MOD}
◆ 装箱单
◆ 外销合同
◆ 出口许可证
◆ 商检换证凭单
◆ 出境货物通关单
◆ 送货通知
九、出口保险
投保时应填制投保单和支付保险费(保险费=保险金额×保险费率),并随附商业 {MOD},保险公司凭以出具保险单。
注意事项:
实际业务中,一些和外贸公司长期合作的保险公司,有时只需外贸公司提供商业 {MOD},甚至可以不填制投保单,直接凭商业 {MOD}出具保险单。
◆ 出口货物运输保险投保单
◆ 商业 {MOD}
◆ 货物运输保险单
十、装船出运
注意事项:
将来船公司签发的提单上相应栏目的填写也会参照订舱委托书的写法,因此,托运人、收货人、通知人这三栏的填写应该严格按照信用证提单条款的相应规定填写。
◆ 出口货物明细单
◆ 装货单
◆ 场站收据副本
◆ 装运通知
◆ 海运提单
◆ 出口许可证(正本)
◆ 商业 {MOD}
◆ 装箱单
加拿大海关 {MOD}
◆ 普惠制产地证
◆ DHL回执
十一、制单结汇
◆ 海运提单(3/3)
◆ 商业 {MOD}
◆ 装箱单
◆ 普惠制产地证
◆ 受益人证明
◆ 客检证
◆ 货物运输保险单
十二、财务付款
◆ 海运费 {MOD}
◆ 港杂费 {MOD}
◆ 增值税 {MOD}
◆ 出口专用缴款书
十三、收汇核销
◆ 出口收汇核销单
◆ 报关单
◆ 收汇水单
◆ 商业 {MOD}
◆ 核销单送审登记表
十四、出口退税
◆ 认证结果通知书
◆ 认证清单
◆ 核销单
◆ 报关单(退税联)
◆ 商业 {MOD}
◆ 增值税 {MOD}(抵扣联)
◆ 出口专用缴款书
◆ 外贸企业出口货物退税汇总申报审批表
Gourmand
8楼-- · 2022-05-06 05:26
1.去进行产品资料,产品报价的套取。
2.通过与公司业务员的交流得出市场的卖点。
3.市场取向即哪些类型的产品适合哪些国家的客户。
4.市场的需求如他们都是卖给哪个国家的比较多
5.贸易方式:是自营出口即有自己的出口权,还是挂靠贸易公司?
6,客户是如何来的?是自己找客户,还是靠贸易公司介绍客户?还是常参加展会?
7.
公司的规模,可以从他们的月出口量/月生产量,经营时间的长久(如果一间公司经营了10年左右,但还是很少工人的,就肯定是管理方面有很大的问题),如果你能得到业务员的信任,例如直接说明自己是外贸SOHO,外贸业务员一向都是很佩服那些出来单干的,利用这一点可以得知他整个公司的无论从人员方面,工人人数,产品质量,企业的经济状况等都会有一个深入的了解.企业如果长期有负债的话,可能会导致产品的材料用低成本的材料,材料采购不及时,因为对于与这样的工厂合作的材料供应商来说都会要求”现金交易”的.
关务美梵
9楼-- · 2022-05-06 06:26

1.询盘回复


占用时间成本:30%

运用中国传统的以柔克刚与客户打交道。你压我提、讨价还价,周旋谈判。



2.成交签合同


占用时间成本:可忽略不计

整个流程最爽、最轻松的一刻。



3.收款


占用时间成本:5%

客户发来汇款水单,但钱却可能迟迟不入账,你是发货还是不发货呢?

温馨提示:请务必听取“先收款再发货”的老人言哦!


常见的收款方式:


前T/T:先收钱再发货,是外贸人最喜欢的付款方式。

后T/T:一般与前T/T组合运用,单独使用与放账无异,非新人的老客户慎用。

L/C:手续费高、流程烦,适用于金额比较大的订单,可与前T/T组合运用。

D/P:付款赎单,一般都采用D/P at sight(即期交单)方式。属于商业信用,在收款时间上存在风险,需小心使用。

D/A:承兑交单,风险大于D/P,不建议使用。



4.安排生产,跟踪生产进度


占用时间成本:30%

与工厂(车间)你推我挡、见缝插针安排生产。

切莫以为交给他们生产就万事大吉,最后每天询问生产进度,不定期突击检查,否则就等着听各种无法按时交货的借口吧!


成交后

占用时间成本:35%

非核心业务建议还是找代理吧,把35%的时间搭进去,又可开发一个客户哦!



5.海关通关


占用时间成本:12%

建议找一家靠谱的货代公司帮忙报关,避免因货代问题造成货财两失。此外,准备一系列的报关单证准让你“一个头两个大”!


出口通关需要提供的部分单据:


(1) {MOD}(2)装箱单(3)产品信息、图片等(4)合同(5)装船证(6)出境货物通关单,出口法检产品时需要(7)出口专用 {MOD},部分大额出口或特殊情况时需要(8)出口增值税 {MOD},部分大额出口或特殊情况时需要



6.订船订舱


占用时间成本:10%

规模较大的船公司不仅费用高,偶尔还会发生甩柜等情况。


订船需要提供的部分单据:


(1)询价单,含起运港/目的港/品名/货重/柜型/体积信息

(2)订舱委托书带签章,即BOOKING

(3)提单资料

(4)电放保函,视情况需要

(5)货物MSDS和非危险保函,敏感货物

(6)具体地址和邮编号码,涉及国外内陆运输时需要


7.出口退税


占用时间成本:8%

很多的外贸企业是靠出口退税维持利润,然而退税的等待时间较长,常让中小企业资金压力倍增。


出口退税需要提供单据

(1)报关单退税联

(2)出口增值税 {MOD}



8.银行收汇


占用时间成本:5%

很多的外贸企业常常搞定备案与申报就需要花掉至少一天的时间。


银行收汇步骤

(1)外贸企业需要先具有进出口经营权

(2)到外管局进行备案,在外管局企业端对每笔收汇进行申报

(3)银行按照当日公开牌价收汇,将款项打到企业的银行账户

彭丝
10楼-- · 2022-05-06 07:26
1.客户询盘:一般在客户下perchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价。

3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。

4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:

6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。

6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。

6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。

7. 验货:

7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。

7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8.制备基本文件。工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业 {MOD},装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同, {MOD}等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10. 租船订仓:

10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。

10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。

10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。

11. 安排拖柜:

11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可

靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

13. 获得运输文件:

13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

14. 准备其他文件

14.1.商业 {MOD}:L/C 要求提供的文件中,对商业 {MOD}要求最严格。 {MOD}的日期要确定在开证日之后,交货期之前。 {MOD}中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对 {MOD}的条款应显示出来,要显示唛头。如果 {MOD}需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在 {MOD}日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和 {MOD}一样要提前20天办理。

14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

15.交单:

15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。

从事国际贸易单证工作需要掌握许多“要点”。从易学、易记和实践中使用的频率高低的角度,我们把单证工作的各个方面都以三“要点”的形式加以说明,希望能对广大从业人员理解和掌握相关知识有所帮助。

工作主线:合同、信用证、单据

这是一条贯穿整个国际贸易程序始终的主线。交易的双方在从事贸易活动时首先应订立合同以确定彼此的权利和义务,在此基础上(如果是信用证付款方式)由买方向本国开证行提出开证申请,并由后者向出口受益人开出信用证,然后买卖双方就以信用证和有关法律法规的规定为准来具体履行各自的义务,实践中履行义务多通过单据的形式实现。这条主线可简记为“3Cs”:S/C(合同)———L/C(信用证)———DC(单据)。

工作过程:制作、审核、提交

任何一个环节的单证工作都可以缩略为上述三方面,该工作过程的主要依据是合同、信用证、有关惯例、规定和买卖货物的原始资料。第一、制作单据。单据不同的出单人各异: {MOD}、箱单、汇票等由卖方做;运输部门通常会配合出具提单、运单、船证等;货物的保险手续则一定由保险公司办理,这就要求相关各方应密切协作,按要求顺序出单。第二、对制作完成的单据应严格审核,审核的一般过程是:制单人及其所在公司内部先自行核实,确认所做单据没有问题的情况下,再向本国银行/相关部门提交,银行有关部门将结合信用证等对单据进行逐字、逐句的审核,如单、证内容表面一致,银行将通过一定方式把全部单据寄国外有业务往来的银行(付款行),付款行审核后如无异议即履行付款义务,买方从付款行赎单前也要对单据进行审核,所以审核单据从出口方、出口银行、进口银行和进口方之间一直在进行。第三、如果单据的制作和审核没有发现任何问题,按规定的时间、方式和要求的种类、份数提交合格单据就成为顺理成章的事了。

基本单据: {MOD}、箱单、提单

一笔业务不管内容繁简,当事人位于哪个国家,有关当事方通常都会要求出口方提交这三种单据。如交易条件不同,要求的单据种类也可能有所增减。比如CIF条件下出口方有义务提供保险单,如所出口的商品是法定检验商品,应有相应检验证;作为支付工具的汇票也不是每笔交易都需要的,有些业务根本不需要使用汇票;如果是易货或边境贸易,当事人一手钱,一手货,可能不需要单据或只有 {MOD}即可,所以单证从业人员对这三种单据必须认真对待、了如指掌。

单据类型:官方、商业、金融

单据的分类有多种,上述分类主要是从出单人和单据的作用角度进行划分的。官方单据主要指由官方机构核发的单据,诸如进出口报关单、检验检疫证、进出口收付汇核销单、原产地证和海关、领事 {MOD}等;商业单据主要是由进出口商、运输部门、保险公司等制作并提供的包括 {MOD}、装箱单、提单、保单、受益人证明、装运通知等在内的各种常见单据;金融单据用于取得货款,包括汇票、本票和支票。此外,单据还有下列划分方法:从贸易环节角度单据被分为:货物单据、托运单据、报关单据、保险单据、结汇单据、核销单据、退税单据、(如发生争议)争议索赔单据等;从进出口角度讲有进口单据和出口单据。

主要当事方:卖方(受益人)、买方(申请人)、第三方(银行/海关/运输部门等)

国际贸易中的每个环节都会涉及多个当事人,但都可以概括为三方:出口方(受益人)、进口方(申请人)和某个第三方,所有单据的制作、流转都是围绕这三个人进行。比如在办理保险手续时,根据交易条件的不同,可以由买方(FOB、CFR)或卖方(CIF)向第三方保险公司办理相应事宜。
付款方式:汇付、托收、信用证

贸易实践中可以使用的付款方式有汇付、托收、信用证、延期和分期付款、国际保理和包买票据(弗费廷)等,不管使用哪种方式付款都必须提交相应的单据。付款方式不同,所要求的单据的种类、份数、交单方式都会有所区别。例如,在汇付中的电汇/信汇方式下,使用的主要单据是通过SWIFT等电讯手段发出的《付款委托通知书》;在托收中的D/A条件下,从理论上讲所有专家同一口径:不宜采用,但实践中基于买方市场的现实,许多公司在按此条件进行货款收付,且有些业务中的单据并非通过托收银行而是直接寄买方,当然这只能在出口方能够掌控风险的范围内进行;信用证的特点之一是单据买卖,其对单据的要求更是遵循“严格一致”的原则。

常涉术语:FOB、CFR、CIF

国际贸易中为了明确双方当事人在货物交接、风险和费用等责任的负担问题,通常都会在合同中采用某种贸易术语,FOB、CFR和CIF三种只适用海运的术语最为常见。术语不同,出口方向银行或进口方提交的单据是有区别的。根据IN鄄COTERMS 2000的解释,FOB条件下,应提交的单据包括商业 {MOD}、许可证和证明履行合同义务的通常单据/电子信息;CFR条件下,则明确提出应提交在目的港提货或可以转让的运输单据,实践中特别强调此术语下出具并发送装运通知这份单据的重要性;CIF条件下提交保险单则成了出口方的法定义务。

适用范围:对内、对外、内外均可

与国际贸易活动有关的各种单据的适用范围是不一样的。有些只在国内流转(报关单、核销单、货物出运委托书、开证申请书等);对外使用的结汇单据的制作要求相对较高,且必须英文制作;还有一些单据既可用于国内,又可对外出具,像 {MOD}这种国际贸易核心单据,对外结汇必须提交,对内办理产地证、保险、报关、检验、核销、退税、记帐等手续时也是必备单据。

时间衔接:相同、早于、晚于

由于国际贸易中的单据众多,各种单据的出单顺序是必须要考虑的一个问题,单据之间的时间必须满足有关合同/信用证/惯例的要求,且先后顺序应合理、符合逻辑性。就两种单据的出单时间先后比较看有相同、早于和晚于三种情形。例如,保险单必须在提单之前或最晚与提单同一天出具;产地证的出单时间应早于 {MOD}的时间;报关放行通常应在货物装运前24小时完成;装运通知一般应在装运当天对外发出等。

重要期限:LC到期日、装运期、交单期在LC付款条件下,应正确理解到期日、装运期、交单期三者之间的关系。当事人必须按合同/信用证/惯例完成三个规定时间内要求完成的工作。例如,在LC只规定到期日而没有规定装运和交单期的情况下,受益人应按UCP500规定最晚在LC到期之前完成货物的装运,并在运输单据出具后21天内向银行交单,但不应晚于LC规定的有效期。份数表达:FULL SET OF,COPY/FOLD,IN DUPLICATE等国际贸易中的任何一种单据都有具体提交几份的规定,较多使用的短语有FULL SET OF(3/3,2/2 SET OF)表示全套的的意思;使用COPY/FOLD,比如可以说“COMMERCIAL INVOICE IN 3 FOLDS”、“PACKING LIST IN 2 COPIES”等;还可以用介词短语表示:从一式两份到一式十份英语中均有固定短语,像IN DUPLICATE(两份)、IN TRIPLICATE(三份)、IN QUADRUPLICATE(四份)、IN OCTUPLICATE(八份)等,且至少应含有一份正本;如没有对某种单据的份数提出要求,一般可以只提交一份;如明确提出正、副本的份数,应按规定制作、提交。
单据形式:统一印制、自制、电子单据任何一种单据都体现为一定的形式。从实际业务角度讲,官方单据多为统一印制,像一正三副的GSPFORMA(格式和内容在世界范围内都是统一的)、一式三联的核销单(外汇管理局统一印制)、海关规定的进出口报关单证等;出口公司、运输部门、保险公司和银行等出具的单据格式、内容多自定,但相差不大;电子单据则主要指EDI,目前我国电子单据发展最完善的是“金关”工程、网上许可证和配额申领等。清晰脉络:业务环节、办证步骤、单证流转单。

证从业人员必须清楚各种单据产生的脉络。一般而言,首先应明确某单据产生的业务环节,其次应清楚该单据的办证步骤,第三是单据出具后的流转过程。例如在办理托运事宜时,其业务发生在运输环节中,在办理相关单据时的步骤和流程可以简单地理解为这样一个顺序:S/C(合同)———L/C(信用证)———B/N(托单)———S/O(装货单)———M/R(大副收据———杂货运输)或D/R(场站收据———集装箱运输)———B/L(提单)———D/O(提货单)。特别注意:客检证、使领馆认证、有特殊要求的单据实际工作中,大家可能有这样的体会:出口商有时很难处理某些国家银行开出的信用证中的一些单据要求。比较典型的情况有:第一、客户检验证的问题。这种要求多数是有情可原的:因买卖双方分处不同国家,买方为保证自身利益不受损害,在货物装运之时或之前,由自己派驻出口国的代表或机构对货物进行实地检验、核实并出相应证明,这样的合理要求应得到卖方的配合。所以对客检证应加以区别,能做到的一定予以满足,做不到的也应通过适当方式取得对方的谅解或要求对方修改;

第二、单据认证。近些年来较多地出现在中东或非洲某些客户开立的信用证中,对这样的要求,我们应采取的正确做法是:宜早不宜迟(使、领馆认证应考虑出口地是否设有相应机构)、能做到的一定照办(如不满足对方要求,出口商就会失去一个贸易机会和贸易伙伴)、成本核算中应事先考虑这笔费用(少则几百,多则几千元);第三、特殊单据的要求。主要是不同于 {MOD}、箱单等正常单据以外的单据。例如美国海关要求的电子舱单自动申报(AMS)的规定、海关 {MOD}、非再加工证明等。使用语言:英文、中文、第三国语言提交的单据所使用的语言应符合信用证或有关规定。在没有明确规定的情况下,多数单据都以英语制作。

但某些官方语言为法语的(南美)国家可能会在订立合同或开立信用证时要求某些单据的品名或单据上的某些要求以法语形式显示,这种要求通常应得到满足;来自日本的信用证也可能提出以日语标明某些内容,我们同样应做到;在CCPIT对外出具的证明书上通常都有中、法两种文字;港、澳地区的客户要求在某些单据上列明商品的中文名称也是正常的要求;中英文对照的保险单和许可证等是能够被接受的;国际铁路运单以俄、中两种文字显示也不足为怪。需要说明的是上述三“要点”并非单证工作的全部,有些业务内容和环节涉及的单据制作包括多个要点,大家在单证实际工作中应注意举一反三,绝不可三心二意、一问三不知,学习、应用有关业务知识时刻铭记三人行,则必有我师,遇到从未接触过的情况时应三思而后行。

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